Microsoft 365, Teams, SharePoint, OneDrive, ERP, CRM, applications métiers… Les entreprises n’ont jamais disposé d’autant d’outils pour travailler, communiquer et partager l’information.
Pourtant, être bien équipé ne signifie pas forcément travailler efficacement.
Au fil des années, les solutions s’accumulent pour répondre à de nouveaux besoins. Certaines fonctionnalités se chevauchent, les informations se répartissent entre plusieurs espaces et les collaborateurs doivent jongler entre différents outils et accès.
La question n’est donc plus seulement de savoir si l’entreprise possède les bons outils.
Il faut aussi se demander si elle les exploite suffisamment bien pour rentabiliser ses investissements informatiques et faciliter réellement le travail de ses équipes.
Avant d’investir dans une nouvelle solution, le prochain gain de performance se trouve peut-être déjà dans votre informatique.
Une entreprise peut être bien équipée… et perdre malgré tout en efficacité
Face à un nouveau besoin, le réflexe est souvent de chercher une nouvelle solution.
Un besoin de collaboration ? Un outil supplémentaire.
Un nouveau processus métier ? Une nouvelle application.
Un problème de partage d’information ? Une nouvelle plateforme.
Pris individuellement, chacun de ces choix peut être parfaitement justifié. Le problème apparaît progressivement lorsque les solutions s’accumulent sans réflexion globale sur leurs usages.
Les collaborateurs doivent alors savoir quel outil utiliser, où retrouver l’information, où enregistrer un document, quels accès utiliser ou encore quelle application fait référence.
L’enjeu n’est donc plus uniquement d’avoir les bons outils, mais de faire en sorte qu’ils simplifient réellement le travail.
Le coût de l’informatique ne se limite pas aux factures IT
Lorsqu’une entreprise analyse ses dépenses informatiques, elle regarde naturellement le coût de ses licences, de ses abonnements, de ses équipements ou de ses prestations.
Mais une partie du coût de l’informatique est beaucoup moins visible.
Des outils et des licences parfois sous-exploités
Avec l’accumulation des solutions, certaines fonctionnalités peuvent se chevaucher.
L’entreprise peut alors payer plusieurs outils répondant partiellement aux mêmes besoins ou ne pas exploiter pleinement les fonctionnalités déjà disponibles dans son environnement.
L’objectif n’est pas de supprimer des outils à tout prix.
Il s’agit plutôt de se poser quatre questions simples :
- Quels outils payons-nous ?
- Lesquels sont réellement utilisés ?
- Pour quels usages ?
- Quelle valeur apportent-ils réellement aux collaborateurs ?
Cette analyse permet d’identifier les éventuels doublons, les solutions sous-exploitées et les investissements qui pourraient être mieux rentabilisés.
Du temps perdu dans les usages quotidiens
Le deuxième coût est humain.
Chercher un document entre Teams, les emails et les dossiers partagés. Passer d’une application à une autre. Retrouver le bon accès. Identifier la dernière version d’un fichier. Chercher une information déjà disponible quelque part dans l’entreprise.
Pris séparément, ces irritants peuvent sembler anodins.
Mais lorsqu’ils se répètent quotidiennement et concernent plusieurs dizaines de collaborateurs, le coût d’une informatique mal organisée ne se retrouve plus uniquement sur une facture : il se mesure également en temps de travail perdu.
Microsoft 365 : être équipé ne signifie pas forcément être optimisé
Microsoft 365 illustre parfaitement cette problématique.
Teams, SharePoint, OneDrive, Exchange et les autres services de l’écosystème offrent de nombreuses possibilités pour communiquer, collaborer et partager l’information. Mais disposer de ces outils ne définit pas automatiquement la manière dont ils doivent être utilisés.
Teams peut devenir l’espace de collaboration d’une équipe. SharePoint peut permettre de structurer et centraliser des ressources documentaires.
OneDrive répond notamment aux besoins de stockage et de travail individuel sur les fichiers.
Exchange reste au cœur des échanges par email.
La difficulté apparaît lorsque les usages ne sont pas suffisamment définis. Une même information peut alors être stockée dans plusieurs environnements. Chaque équipe développe ses propres habitudes et les collaborateurs ne savent plus toujours quel espace fait référence.
La technologie est présente. C’est son organisation qui peut encore être optimisée.
Avant d’acheter un nouvel outil, commencez par analyser l’existant
Optimiser son informatique ne signifie pas nécessairement lancer immédiatement un grand projet de transformation.
La première étape consiste à comprendre comment l’entreprise travaille réellement.
Cartographier les outils
Quels logiciels et services sont aujourd’hui disponibles dans l’entreprise ?
Lesquels sont réellement utilisés ?
Existe-t-il plusieurs solutions répondant à des besoins similaires ?
Observer les usages
Comment les collaborateurs partagent-ils leurs documents ?
Où cherchent-ils l’information ?
Quelles applications utilisent-ils quotidiennement ?
Quels contournements ont-ils développés pour accomplir certaines tâches ?
Identifier les pertes de temps
Quelles manipulations sont répétées inutilement ?
Quelles informations sont difficiles à retrouver ?
Quels changements d’outils pourraient être évités ?
Quels accès compliquent le quotidien des collaborateurs ?
Identifier les coûts évitables
Certaines licences sont-elles peu exploitées ?
Des fonctionnalités déjà disponibles pourraient-elles répondre à certains besoins ?
Existe-t-il des outils redondants ?
Les investissements informatiques existants sont-ils réellement exploités à leur plein potentiel ?
Intégrer la sécurité à la réflexion
Simplifier les usages ne doit pas se faire au détriment de la sécurité. La gestion des identités, des droits, des accès et de l’authentification doit donc faire partie intégrante de la réflexion.
L’objectif est de trouver le bon équilibre entre simplicité d’utilisation et maîtrise de l’environnement informatique.
Simplifier son informatique pour mieux rentabiliser l’existant
Une fois ce diagnostic réalisé, la priorité n’est pas nécessairement d’investir davantage. Plusieurs leviers peuvent être étudiés.
Rationaliser les outils. Identifier les éventuels doublons et clarifier le rôle de chaque solution.
Simplifier les accès. Réduire les étapes inutiles pour permettre aux collaborateurs d’accéder plus facilement aux applications et aux informations dont ils ont besoin.
Mieux connecter l’existant. Faciliter les échanges entre Microsoft 365, l’ERP, le CRM et les applications métiers lorsque cela apporte une réelle valeur.
Sécuriser les usages. Maîtriser les identités, les droits et les accès sans complexifier inutilement le quotidien.
Accompagner les collaborateurs. Définir des usages clairs et partagés plutôt que simplement mettre des technologies à disposition.
C’est à ce niveau que la logique du Modern Workplace prend tout son sens.
Le Modern Workplace n’est pas un outil supplémentaire
Le terme Modern Workplace peut laisser penser à une nouvelle solution informatique à déployer.
La démarche est pourtant différente.
Le Modern Workplace consiste à réfléchir globalement à la manière dont les collaborateurs accèdent aux outils, aux informations et aux services numériques nécessaires à leur travail.
La question n’est donc plus :
« Quel nouvel outil pouvons-nous ajouter ? »
Mais plutôt :
« Comment rendre notre informatique actuelle plus simple, plus cohérente, plus sécurisée et plus efficace ? »
Cette approche replace les usages et les besoins des collaborateurs au centre de la réflexion.
La technologie devient alors un moyen au service de la performance plutôt qu’une finalité.