Pourtant, le quotidien des équipes RH peut rapidement être rythmé par une succession de petites tâches : saisir une absence, contrôler un pointage, vérifier un compteur, mettre à jour un planning, relancer une validation, corriger une anomalie…
Prises séparément, elles semblent anodines.
C’est leur accumulation, et surtout les manipulations qu’elles entraînent, qui peuvent finir par alourdir les processus RH.
Alors avant même de parler de solution ou de digitalisation, une première question mérite d’être posée :
Votre Gestion des Temps et des Activités est-elle réellement organisée pour vous faire gagner du temps ?
Voici 5 bonnes pratiques pour faire le point.
1. Commencez par identifier où vous perdez réellement du temps
La première erreur serait de chercher immédiatement à digitaliser l’existant.
Commencez plutôt par observer votre fonctionnement actuel.
Pendant quelques jours, repérez toutes les actions nécessaires à la gestion des temps :
Saisir. Contrôler. Rechercher. Corriger. Relancer. Exporter. Ressaisir.
Prenons une demande d’absence.
Combien d’étapes sont nécessaires entre la demande du collaborateur et son traitement définitif ? Combien de personnes interviennent ? Combien de fois l’information est-elle manipulée ? Une relance est-elle nécessaire ?
Répétez l’exercice pour les pointages, les compteurs ou encore les plannings.
Pour chaque opération, posez-vous trois questions :
- Cette action est-elle réellement nécessaire ?
- Doit-elle obligatoirement être réalisée par les RH ?
- Pourrait-elle être simplifiée ou automatisée ?
L’objectif n’est pas encore de trouver une solution.
Il est d’abord d’identifier les véritables points de friction de votre organisation.
2. Appliquez un principe simple : une information = une saisie
Une absence est renseignée dans un fichier.
Puis transmise par email.
Puis intégrée dans un autre système.
Puis contrôlée.
Et parfois ressaisie avant d’être exploitée ailleurs.
À chaque nouvelle manipulation, vous ajoutez une étape au processus.
Faites donc un test très simple : choisissez une information courante et suivez son parcours de bout en bout.
Combien de fois est-elle saisie, copiée, exportée ou vérifiée ?
L’objectif à rechercher est simple :
Une information saisie une fois doit pouvoir circuler là où elle est nécessaire.
C’est particulièrement important lorsque la gestion des temps doit ensuite alimenter d’autres processus RH.
Avant de chercher à gagner quelques secondes sur une saisie, commencez donc par vous demander si cette saisie devrait seulement exister.
3. Rendez collaborateurs et managers plus autonomes
« Combien de jours me reste-t-il ? »
« Mon absence a-t-elle été validée ? »
« Tu peux modifier mon planning ? »
« Où en est mon compteur ? »
Répondre à chacune de ces sollicitations ne prend parfois que quelques minutes.
Mais lorsqu’elles se répètent auprès de dizaines ou centaines de collaborateurs, les RH peuvent rapidement devenir le point de passage de toutes les petites opérations du quotidien.
Même constat avec les managers.
Si chaque validation nécessite une relance RH, un processus qui devait être simple devient une succession d’interactions.
Interrogez-vous donc sur ce que chacun pourrait réaliser directement :
Consulter. Demander. Valider. Corriger. Suivre.
L’objectif n’est évidemment pas de sortir les RH du processus.
Il est de réserver leur intervention aux situations dans lesquelles elle apporte réellement de la valeur.
4. Centralisez vos données pour mieux les fiabiliser
Un planning dans un fichier.
Une demande d’absence dans un email.
Un compteur dans un autre outil.
Une information de pointage ailleurs.
Dans ce type d’organisation, le premier travail consiste parfois simplement à retrouver la bonne information.
Et lorsque plusieurs sources coexistent, une autre question apparaît :
laquelle fait foi ?
Avant même de parler de tableaux de bord ou de pilotage RH, commencez donc par identifier votre donnée de référence.
Les personnes qui en ont besoin doivent pouvoir retrouver facilement une information à jour et exploitable.
Cette centralisation permet également de travailler différemment sur les anomalies.
Plutôt que de découvrir une incohérence tardivement et de devoir en rechercher l’origine, l’objectif est de pouvoir identifier et traiter les écarts suffisamment tôt dans le processus.
Moins de recherches.
Moins de corrections tardives.
Plus de visibilité.
5. Évaluez votre digitalisation au temps qu’elle vous rend
C’est probablement le critère le plus important.
Lorsque l’on parle de SIRH ou de GTA, la discussion peut rapidement se transformer en comparaison de fonctionnalités.
Pourtant, le nombre de fonctionnalités disponibles ne dit pas si votre quotidien sera réellement plus simple.
Posez plutôt cette question :
« Qu’est-ce que mes équipes n’auront plus besoin de faire demain ? »
Une ressaisie supprimée ?
Une validation fluidifiée ?
Une information accessible directement par un manager ?
Une anomalie détectée plus rapidement ?
Un fichier intermédiaire qui disparaît ?
Une relance qui devient inutile ?
C’est ainsi que la digitalisation devient concrète.
Une bonne GTA ne devrait pas simplement digitaliser vos tâches actuelles. Elle devrait vous aider à en supprimer certaines.
Et votre gestion des temps, a-t-elle évolué avec vos usages ?
Pointages, badgeuses, plannings, absences, compteurs ou validations : il n’existe pas un unique sujet à digitaliser, mais un ensemble de petits processus qui peuvent être repensés.
C’est précisément ce que nous vous proposons de challenger lors de notre prochain webinaire avec OCTIME.
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