Facturation électronique et notes de frais : ce qui va changer avec Lucca
La facturation électronique ne va pas seulement transformer les échanges entre les services comptables et leurs fournisseurs. Elle va aussi modifier certains gestes très concrets du quotidien des collaborateurs : hôtel, restaurant, télépéage, achats professionnels…
Et pour les entreprises qui utilisent Lucca pour gérer leurs notes de frais, ces nouveaux usages vont directement s’intégrer dans le parcours de leurs collaborateurs.
QR code à présenter au commerçant, réception de la facture électronique dans Lucca, création d’une dépense…
À quoi faut-il concrètement se préparer ?
Facturation électronique : pourquoi les notes
de frais sont-elles concernées ?
Une facture électronique n’est pas simplement un PDF envoyé par e-mail.
Elle est créée, transmise et reçue dans un format numérique structuré ou mixte, permettant notamment aux données d’être intégrées automatiquement dans les logiciels de gestion. Elle transite également par une plateforme agréée.
La réforme prévoit deux grands mécanismes : l’e-invoicing, pour l’émission et la réception des factures électroniques concernées, et l’e-reporting, pour la transmission à l’administration de certaines données relatives aux transactions.
Mais son impact ne s’arrête pas au service comptable.
Les frais professionnels entrent eux aussi dans le dispositif
Le principe présenté par Lucca est simple : dès qu’une facture liée à un frais professionnel est émise au nom de l’entreprise, elle devra être électronique, quel que soit son montant.
Prenons un exemple courant : un collaborateur effectue un déplacement professionnel et séjourne à l’hôtel. Si la facture de l’hôtel est établie au nom de son entreprise, celle-ci sera électronique et devra être envoyée vers la plateforme agréée utilisée par l’entreprise.
Le changement est donc très concret pour les collaborateurs.
Demain, demander une facture ne suffira plus :
il faudra également savoir où demander au commerçant de l’envoyer.
Facturation électronique : quelles échéances pour
les entreprises ?
Le calendrier dépend de la taille de l’entreprise.
Au 1er septembre 2026, les micro-entreprises, TPE et PME devront être capables de recevoir des factures électroniques. Leur obligation d’émission et d’e-reporting interviendra au 1er septembre 2027.
Pour les ETI et grandes entreprises, l’obligation de recevoir et d’émettre des factures électroniques ainsi que l’e-reporting s’appliquent dès le 1er septembre 2026 selon le calendrier présenté dans le guide Lucca.
Mais au-delà de la conformité technique, un autre chantier doit donc être anticipé : préparer les utilisateurs à ces nouveaux usages.
Comment Lucca va gérer les factures électroniques liées aux notes de frais ?
C’est ici que la réforme devient particulièrement concrète pour les entreprises déjà équipées de Lucca Notes de frais.
L’objectif : intégrer la réception de la facture électronique au parcours utilisé quotidiennement par les collaborateurs.
1. Le collaborateur présente son QR code Lucca
Lorsqu’un collaborateur souhaite recevoir une facture électronique liée à un frais professionnel, il pourra accéder depuis son application mobile Lucca à un QR code.
Ce QR code contiendra l’adresse de réception de la plateforme agréée Lucca utilisée pour les notes de frais.
Le collaborateur pourra donc simplement présenter son QR code au commerçant, afin que celui-ci dispose des informations nécessaires pour transmettre la facture électronique.
Et si le commerçant n’est pas en mesure de lire le QR code ? Lucca prévoit également une version écrite de l’adresse de réception.
Nouveau réflexe : au moment de demander une facture au nom de son entreprise, le collaborateur présente son QR code Lucca.
2. La facture électronique arrive dans Lucca
Une fois envoyée par le commerçant, la facture électronique est reçue sur la plateforme agréée Lucca.
Elle est ensuite distribuée automatiquement ou manuellement dans l’espace « Mes Dépenses » du collaborateur.
Le collaborateur retrouve donc sa facture directement dans l’environnement qu’il utilise déjà pour gérer ses dépenses professionnelles.
3. Le collaborateur crée ou rattache sa dépense
À partir de la facture reçue dans Lucca, deux possibilités sont prévues :
créer une nouvelle dépense ou rattacher la facture à une dépense existante.
Le collaborateur renseigne ensuite les informations nécessaires avant d’enregistrer puis de déclarer sa note de frais.
Et sur ce point, la continuité est importante : le processus habituel d’approbation et de paiement de la note de frais reste inchangé.
Quels frais professionnels nécessitent une
attention particulière ?
Tous les justificatifs ne suivront pas exactement le même parcours.
Restaurant : attention aux dépenses supérieures à 150 €
Pour les frais de restaurant supérieurs à 150 €, le guide Lucca indique qu’une facture au nom de l’entreprise doit être produite.
Elle sera donc concernée par la facturation électronique. [Lucca] Facturation électronique - guide utilisateurs - notes de frais (1).pdf
Parking et péage : le papier ne disparaît pas totalement
Autre situation très courante : les péages et parkings.
Les reçus délivrés par un automate ne seront pas soumis à la facturation électronique. Ils pourront donc continuer à exister au format papier et être numérisés avec l’application Lucca.
En revanche, les abonnements de télépéage établis au nom de l’entreprise seront concernés par la facturation électronique.
La réforme ne signifie donc pas la disparition immédiate de tous les justificatifs actuels.
Facturation électronique et Lucca : pourquoi anticiper dès maintenant ?
Le véritable enjeu n’est pas uniquement technique.
Pour que la transition fonctionne, les collaborateurs doivent comprendre ce qui change au moment même où ils réalisent une dépense professionnelle.
Présenter le bon QR code, comprendre pourquoi une facture n’est plus remise de la même manière, retrouver cette facture dans Lucca puis la rattacher à sa dépense : autant de nouveaux réflexes à intégrer.
Pour les entreprises utilisatrices de Lucca, l’enjeu consiste donc à préparer les usages autant que les outils.
Et plus cette évolution sera expliquée en amont, plus son adoption pourra être naturelle pour les collaborateurs.
Préparez vos usages Lucca à la facturation électronique
La facturation électronique constitue une évolution réglementaire majeure, mais elle représente également une transformation très concrète des processus administratifs.
Avec Lucca, le parcours des notes de frais évolue pour intégrer ces nouveaux usages directement dans l’environnement des collaborateurs.
Vous utilisez déjà Lucca avec ODC et souhaitez comprendre les impacts de la réforme sur votre organisation ? Anticipez aujourd’hui les nouveaux usages de demain
ODC vous accompagne dans l’évolution de votre environnement Lucca et dans la préparation de vos équipes à la facturation électronique.
Comment s’inscrire à la plateforme agréée Lucca ?
Utiliser Lucca Notes de frais ne signifie pas être automatiquement inscrit.
Vous utilisez déjà Lucca pour gérer vos notes de frais ? Une étape supplémentaire est nécessaire pour bénéficier de la réception des factures électroniques.
L’utilisation de Lucca Notes de frais ne vaut pas inscription automatique à la plateforme agréée Lucca.
Pour préparer votre entreprise à la facturation électronique, vous devez effectuer une démarche d’inscription spécifique auprès de la PA Lucca.
Cette distinction est essentielle : disposer de Lucca Notes de frais et être inscrit à sa plateforme agréée sont deux étapes différentes.
Comment effectuer votre inscription ?
Lucca met à disposition une procédure dédiée pour accompagner les entreprises dans leur inscription à sa plateforme agréée.
Pour réaliser cette démarche, consultez les instructions officielles et suivez les étapes indiquées.
Une fois votre inscription réalisée et votre configuration opérationnelle, vos collaborateurs pourront utiliser le parcours de réception des factures électroniques prévu dans Lucca.
Passez à l’action : préparez votre entreprise dès maintenant
La facturation électronique ne se limite pas à une évolution de vos outils : elle nécessite également quelques démarches pour préparer votre organisation.
Vous utilisez déjà Lucca ? Vérifiez votre situation et engagez les démarches nécessaires.